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I社現役社長 お別れの会

I社現役社長 お別れの会
会の名称 I社現役社長 お別れの会
会場 ホテル椿山荘東京
参会者 500名

準備

会の34日前  主催者事務局からお問い合わせ・初回訪問・ご要望のヒアリング
        主催者事務局から準備業務全般の受託(代行)
・案内先(リスト)を封筒筆耕用にデータ加工
・案内状作成・筆耕・封入・投函
・出欠の連絡先(ファックス&電話)
・会場との折衝
・祭壇製作会社との折衝
・演出(思い出写真パネルの制作)
・進行表(タイムテーブル)の作成
・司会進行
会の20日前  案内状の投函(ネクストページ)

当日の流れ

11:20 受付開始・献花開始・ドリンク開始
12:00 開会・黙とう・主催者挨拶、追悼の言葉3名・献杯の発声
12:25 食事・歓談
13:20 中締め
13:30 閉会

祭壇

  • CGでの祭壇イメージCGでの祭壇イメージ
  • 実際の祭壇画像実際の祭壇画像

思い出写真パネル

パネルのサイズは、A1サイズ(=新聞を拡げた大きさ)。
会場内に4枚を並べました。
パネルの前は人だかりが絶えませんでした。

セレモニー&歓談方式

ネクストページは主催者に、毎回、最低ふたつの方式を提案しています。
その一つは、【ネクストページ方式】。①受付→②献花→③開会→④セレモニー(黙とう・主催者挨拶・追悼スピーチ・献杯)→⑤歓談→⑥閉会 という流れです。
もう一つは、【ホテル方式】。①受付→②献花→③歓談→④閉会 という流れです。

過去、9割以上の主催者は、【ネクストページ方式】を選ばれました。今回もそうでした。
そして、会終了後、主催者から次のような感想が届きました。
「予算、スケジュール等、無理なお願いをしたにもかかわらず、想像以上にすばらしい
会になったのは、本当に、御社のお陰です」
「祭壇の出来、料理の量、質もすばらしいものでした」
「参会者の皆さんも、すばらしい会だ、と口々に仰ってました」

フェアエルプランナー(企画・折衝・準備担当)小池 中より

お別れの会の度に、自らの生き様について考えさせられますが、今回は特に、故人が自分自身と同世代だったため、最初から身近に感じ、準備をスタートしました。

「(社内で事務局になったが)お別れの会は初めての経験。何からどう準備していいのか?」
「年度末のため、決算に忙殺されているので、社内だけでは準備するマンパワーが不足」
「現役社長が他界する、と言った想定外のことなので、予算が限られている」

このような、事務局ご担当者のお気持ちを踏まえ、まず、「ご予算の範囲で、トップクラスの会場において、主催者が最高のおもてなしが出来るように」会場を選びました。

また一方、「主催者側の準備が、最少社員数で、最短期間内に、最低限の『MUST DO』で済むよう」細かな事を含め、あらゆることを引き受けました。

そもそも、お別れの会は、ホテルが主催者から直接受注し、主に「ホテル方式(上記)」で開催することが多いですが、主催者が可能ならば避けたいと思っている事、あるいは、
ホテルが、原則、引き受けない事を買って出るところに、弊社の存在意義があります。

今回も、主催者(事務局)と、ご遺族にご満足頂けて、何よりでした。

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